Voor wie voor het eerst met internationale documenten te maken krijgt, klinkt “apostille” als jargon uit een ver verleden. Toch is het een onmisbaar begrip zodra een Nederlands document in het buitenland geldig moet zijn — of andersom. Apostilles en beëdigde vertalingen lijken op het eerste gezicht twee aparte werelden, maar ze werken juist nauw samen. Het in de juiste volgorde regelen, scheelt onnodig werk en kosten.
Wat is een apostille precies?
Een apostille is een legalisatiestempel die bevestigt dat een officieel document echt is en is afgegeven door een bevoegde autoriteit. Het is geen vertaling en zegt niets over de inhoud van het document — alleen dat het authentiek is. Apostilles zijn ingevoerd via het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961, dat inmiddels door meer dan 120 landen is ondertekend. Voor documenten die naar een ander aangesloten land gaan, vervangt één apostille een hele keten van legalisaties. In Nederland worden apostilles afgegeven door de rechtbank. Voor landen die niet zijn aangesloten bij het verdrag, is een complexere legalisatieketen nodig, vaak met tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.
De juiste volgorde: eerst apostille, dan vertaling
Een veelgemaakte fout is om eerst een document te laten vertalen en dan pas een apostille te halen. Dat is meestal de verkeerde volgorde. De apostille moet op het originele document komen, en de vertaler moet vervolgens ook de tekst van de apostille meevertalen. Wie het andersom doet, betaalt twee keer: de eerste vertaling is incompleet en moet alsnog worden uitgebreid. Voor sommige documenten — bijvoorbeeld de VOG — kan de apostille bij de rechtbank in Den Haag worden gehaald op dezelfde dag, voor andere documenten geldt een langere procedure. Plan de apostille daarom altijd in als de eerste stap, zodra het brondocument compleet is.
Wanneer is een apostille op de vertaling zelf nodig?
In sommige situaties wordt niet alleen het brondocument geapostilleerd, maar ook de vertaling. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een buitenlandse instantie wil zien dat ook de vertaler officieel geregistreerd staat in Nederland. De apostille bevestigt dan de handtekening van de beëdigd vertaler, niet de inhoud van de vertaling. Voor deze procedure neemt de vertaler de vertaling mee naar de rechtbank, of stuurt deze op. Sommige aanbieders, zoals Linguation, regelen dit hele traject — vertaling én apostille — als optionele service, zodat de aanvrager niet zelf langs verschillende loketten hoeft.
Tijd en kosten
Een apostille kost in Nederland een vast tarief per document. De vertaling daarbovenop is afhankelijk van de talencombinatie en de lengte. Reken voor het hele traject — apostille op origineel, vertaling, eventueel apostille op vertaling — op één tot drie weken in totaal, afhankelijk van de complexiteit. Voor spoedgevallen zijn er bij sommige rechtbanken en vertaalbureaus snellere procedures mogelijk, maar tegen een meerprijs. Het belangrijkste advies: begin op tijd. Een verlopen visum of gemiste deadline omdat een apostille drie dagen op zich laat wachten, is veel duurder dan een paar weken extra inplannen vooraf.